Bagi pemilik / pengelola perusahaan kelas menengah ataupun besar tentunya sangat mendambakan kehadiran sistem Enterprise Resources Planning (ERP). Entah sudah mengetahui betul ‘binatang‘ apa itu ERP atau hanya sekedar mendapat presentasi dari team marketing vendor ERP, yang jelas pemilik perusahaan menginginkan adanya suatu sistem otomatisasi proses bisnis yang dapat menampilkan data(baca:laporan) kondisi perusahaan secara cepat, akurat dan dengan dengan effort manusia yang minimal.

Pertanyaan besarnya adalah apakah saya harus membeli aplikasi ERP yang sudah jadi, membangunnya sendiri dengan team internal perusahaan, membayar jasa Independent Software Vendor (ISV) atau ada cara lainnya?

Implementasi ERP biasanya dikategorikan sebagai aktivitas besar dan masiv. Sudah pasti nominal uang dan sumber daya manusia  yang terlibat tidaklah sedikit. Tingginya resiko yang akan ditanggung perusahaan menjadikan keputusan awal model implementasi yang digunakan menjadi sangat krusial dan ‘menentukan‘.

Sekali berlayar dengan  ke arah barat, sangat pantang di tengah lautan samudra kembali lagi ke pelabuhan asal dan berlayar ke arah timur…

Rintangan dan kendala adalah sesuatu yang tidak dapat dihindarkan dalam implementasi ERP ataupun implementasi aplikasi bisnis lainnya, tetapi bila intensitas  kendala yang dihadapi terjadi berulang kali dan tiada habisnya, maka kemungkinan ada yang salah dalam pemilihan model implementasi. Berikut beberapa pilihan (opsi) membangun Sistem ERP dan kondisi penunjangnya, sehingga implementasi ERP oleh perusahaan dapat terhindar dari kegagalan total dan malapetaka.

Pilihan sengaja saya kerucutkan menjadi tiga, hal ini berdasar pengalaman dan bacaan literatur saya.

1.Membeli dan implementas  aplikasi ERP yang sudah jadi

(SAP R3, Oracle Business Suite, Microsoft Axapta/Dynamic, etc..)

Membeli aplikasi ERP (business suite) yang suda jadi seperti diatas biasanya didorong oleh kisah sukses aplikasi tersebut. Terlepas apakah kisah sukses tersebut bagian dari Marketing Campaign, biasanya aplikasi ERP jadi tersebut bisa memberi gambaran yang sangat indah, kadang terlalu indah bila cara jualan team marketingnya handal dan audiencenya tidak mendapat informasi yang cukup mengenai alternetif lain dan juga proses bisnis internal.

Implementasi yang mengandalkan aplikasi jadi  ERP semacam ini bisa sukses bila ada kondisi berikut yang mendukung :

1.Perusahaan berhasil menemukan aplikasi ERP jadi yang mencakup seluruh kebutuhan proses bisnis.
2.Perusahaan memiliki proses bisnis yang generic (umum) sehingga mudah untuk dibenchmark.
3.Perusahaan mengetahui kemampuan Divisi TI tidak begitu ‘kuat’ dalam membangun aplikasi bisnis.
4.Perusahaan tidak puas dengan sistem yang sudah ada dan dengan kemampuan pengembangannya.
5.Perusahaan tidak menemukan alternatif parsial lain yang mampu dijahit menjadi solusi menyeluruh.

2.Membangun sendiri

Sering juga disebut dengan In-House Development. Bila perusahaan memutuskan membangun aplikasi sendiri dengan hanya mengandalkan team internal sebaiknya ada kondisi pendukung berikut:

1. Manajemen mengetahui dan yakin dengan kemampuan Divisi Information Technology (IT) .
2. Divisi IT memliki sttuktur yang lengkap, ada programer, DBA, Business Analyst, Arsitek dan lainnya.
3. Mengetahui secara ‘kritis’ kemampuan dan kekurangan  aplikasi ERP yang biasa ditawarkan pihak lain.
4. Memiliki Business Proses yang matang dan sudah berlangsung lama.
5. Memiliki budaya komunikasi dan koordinasi lintas unit yang kuat dan memiliki tingkat kepercayan tinggi.

3.Menyewa, bekerjasama dengan ISV.

Bila perusahaan memutuskan membangun aplikasi dengan Independent Software Vendor (ISV) atau sering juga disebut software house, sebaiknya karena didukung oleh faktor berikut ini:

1.Manajemen mengetahui kekurangan dan kurang yakin dengan kemampuan Divisi Information Technology (IT)
2. Manajemen tidak yakin atau pernah punya pengalaman buruk dengan implementasi sistem sebelumnya.
3. Manajeman tidak dapat menemukan solusi menyeluruh/tepat pada aplikasi ERP yang sudah jadi.
4. Manajemen menyadari , peruhahaan memiliki proses bisnis yang unik.
5. Manajemen dapat menemukan beberapa pilihan ISV yang sudah terbukti handal di berbagai project.